Verschlüsselte USB-Sticks in Ihrer Organisation einsetzen und fördern

Tipps, die Ihrem Unternehmen helfen, sensible Daten vertraulich zu behandeln und Vorschriften wie die DSGVO der EU und New Yorks NYDFS einzuhalten.

Einen Plan „Verschlüsselte USB-Sticks“ aufsetzen: Schützen und Einhalten

• Einen Plan zur Verwendung von verschlüsselten USB-Sticks erstellen Sie immer am besten vor dem Zeitpunkt, an dem Sie nachweisen müssen, dass Sie einen hatten. Binden Sie verschlüsselte USB-Sticks und Richtlinien in die allgemeine Sicherheitsstrategie Ihrer Organisation ein.
• Legen Sie bewährte Praktiken fest, sodass bei jeder Ausgabe eines Firmenausweises bzw. -Laptops an einen Mitarbeiter standardmäßig ein verschlüsselte USB-Stick oder ein verschlüsseltes externes Laufwerk ausgehändigt wird.
• Erstellen Sie einen Notfallplan für die Wiederherstellung verlorener USB-Sticks.

Wenn Sie in Bezug auf verschlüsselte USB-Sticks oder externe Laufwerke keinen Plan eingerichtet und Richtlinien erstellt haben, fehlt Ihnen etwas, worauf Sie aufbauen können. Dies stellt auf allen Ebenen ein Risiko für Ihre Organisation dar, zu dem auch die Nichtbefolgung rechtlicher Vorschriften gehört. Datenverluste und Datenschutzverletzungen sind für Unternehmen nur noch teurer geworden, da die Bedrohungsakteure immer raffinierter vorgehen. Eine Studie zur Cybersicherheit aus dem Jahr 2021 ergab, dass die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung weltweit bei 4,24 Mio. US-Dollar liegen. Das ist ein Anstieg von 10 % gegenüber den Kosten im Jahr 2020. Vermeiden Sie diese Kosten, indem Sie einen praktischen Plan für die Datensicherheit ausarbeiten und einhalten, der BadUSB-Angriffe verhindert, indem Sie nur zugelassene, verschlüsselte USB-Sticks oder externe Laufwerke einsetzen.

Durchführen von Schulungen

Führen Sie ein Schulungsprogramm ein, in dem Mitarbeiter in der akzeptablen und nicht akzeptablen Verwendungsweise von USB-Sticks und externen Laufwerken und Richtlinie zu BYOD (Bring Your Own Device) geschult werden.

• Führen Sie ihre Benutzer durch tatsächliche Vorfälle von Sicherheitsverletzungen und andere negative Konsequenzen, die aufgrund der Verwendung von unverschlüsselten USB-Sticks und externen Laufwerken eingetreten sind.
• Bitten Sie die Personalabteilung und die beteiligten Führungskräfte, Ihre Initiativen für die Datensicherheit zu unterstützen. Alle neuen und bestehenden Mitarbeiter sollten im Rahmen der Firmenausrichtung und kontinuierlich nach Firmenrichtlinien geschult werden.
• Richten Sie ein Austauschprogramm ein. Oft verwenden Mitarbeiter private USB-Sticks, oder andere, die beispielsweise von Messen stammen, auch geschäftlich. Beziehen Sie die Mitarbeiter ein, indem sie von ihnen verlangen, diese zur Speicherung verwendeten USB-Sticks gegen USB-Sticks und externe Laufwerke einzutauschen, die das Unternehmen genehmigt hat.

Wenn Sie die letztendlichen Benutzer nicht entsprechend schulen, haben Sie keine Präventionsstrategie, die gegen Datenlecks wirklich dicht schließt und sind weiterhin gegenüber Verletzungen anfällig. Eine von Ponemon durchgeführte Studie fzur Sicherheit von USB-Sticks ergab, dass 72 % der Mitarbeiter USB-Sticks verwenden, die sie kostenlos auf Konferenzen, Messen, Arbeitstagungen usw. erhalten haben. Und dies sogar in Organisationen, die „genehmigte USB-Optionen anbieten“.

Richtlinien erstellen und durchsetzen

Führen Sie Richtlinien zur ordnungsgemäßen Verwendung mobiler elektronischer Speichermedien ein, zu denen auch USB-Sticks gehören. Beginnen Sie folgendermaßen:

• Ermitteln Sie, welche Personen und Gruppen Zugang zu sensiblen und vertraulichen Daten auf verschlüsselten USB-Sticks und externe Laufwerke haben müssen, oder diese Art von Daten auf sie herunterladen, und legen Sie eine Richtlinie fest, nach der ihnen der Zugang gestattet ist.
• Dokumentierungsrichtlinien für IT-Teams und Endbenutzer.
• Die Teilnahme aller Mitarbeiter an Schulungen ist verpflichtend. Nach der Schulung müssen sie eine Erklärung unterzeichnen, dass sie die Richtlinien über die akzeptierte Verwendung verstanden haben und wissen, welche Konsequenzen die Nichtbefolgung der Richtlinien nach sich zieht.

Wenn Sie keine entsprechenden Richtlinien erstellt haben, die von allen befolgt werden müssen, können USB-Sticks und externe Laufwerke Ihre Strategie für die Datensicherheit zu Fall bringen. Das Festlegen von Richtlinien ist nicht nur der erste Schritt, sondern auch ein äußerst wichtiger Punkt. Die Ponemon-Studie ergab auch, dass fast 50 % der Unternehmen bestätigten, dass bei ihnen in den 24 Monaten vor der Befragung Geräte mit sensiblen oder vertraulichen Daten verloren gegangen sind.